1. Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc.

1.1. Lập kế hoạch là gì?

Khái niệm:

- Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc sơ đổ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu  đã được đề ra.

- Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định các biện pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

1.2. Vì sao phải lập kế hoạch

Vai trò của việc lập kế hoạch:

- “Một mục tiêu không có kế hoạch là một giấc mơ không bao giờ trở thành hiện thực”

- KH nhằm giải quyết vấn đề đặt ra của thực tế cuộc sống, để đạt mục tiêu đề ra.

- KH giúp bạn biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.

- Lập KH để tận dụng thời gian có sẵn một cách hiệu quả nhất, cân đối thời gian cho những gì cần làm.

- Giúp bạn kiểm soát được công việc trong từng khoảng thời gian, nhắc nhở bạn thực hiện các hoạt động, đo lường được tiến trình để đạt mục tiêu.

Ý nghĩa của việc lập KH:

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý (Tổ chức, bản thân)

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức (lớp, đoàn, hội, nhóm…), của bản thân.

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các thành viên khác.

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

1.3. Các loại kế hoạch.

Kế hoạch theo vai trò:       

+ Kế hoạch chiến lược

                                + Kế hoạch hành động

Kế hoạch theo thời gian:   

+ Kế hoạch ngắn hạn (ngày, tháng, năm)

+ Kế hoạch trung hạn (2 – 5 năm)

                                + Kế hoạch dài hạn (trên 5 năm)

Kế hoạch theo đối tượng thực hiện:

+ Kế hoạch công ty, doanh nghiệp, tổ chức

                                + Kế hoạch nhóm, tổ, phòng

                                + Kế hoạch cá nhân

Kế hoạch theo mục đích hoạt động:              

+ Kế hoạch truyền thông

                                + Kế hoạch maketting

                                + Kế hoạch học tập

                                + Kế hoạch rèn luyện

2. Phương pháp lập kế hoạch

Lập kế hoạch bao gồm:    

+ Sự lựa chọn mục tiêu

+ Xác định phương thức để đạt mục tiêu

+ Xác định nội dung cần làm gì

+ Làm như thế nào

+ Làm ở đâu

+ Khi nào làm

+ Ai làm

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W 1H 2C 5M)

2.1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này (lý do)?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? Với cá nhân bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

- Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

- Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2.2. Xác định nội dung công việc (What?)

- 1W = what? Nội dung công việc đó là gì ?

- Chỉ ra tên của công việc - Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó (công việc được giao, công việc của bản thân).

- Hãy chỉ ra các công việc cụ thể để hoàn thành mục tiêu.

- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước; bước sau là kế tiếp công việc của bước trước.

2.3. Xác định nơi làm các công việc (Where)

- Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing những công đoạn nào?… hoặc

- Tìm tài liệu ở đâu? (thư viện, trên mạng, nhà bạn, …)

- Đọc và học ở đâu? Thực hành ở đâu? Đi tham quan ở đâu? Liên hệ ai ở đâu? …

- “Làm gì- làm ở đâu” luôn gắn với nhau!

2.4. Công việc đó thực hiện khi nào? khi nào thì giao, khi nào kết thúc (When)

When: Công việc luôn gắn với thời gian : làm lúc nào,  làm bao lâu, bắt đầu lúc nào, kết thúc lúc nào? Tiến độ thực hiện từng nội dung công việc cụ thể ? 

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

2.5. Ai làm ? (Who?)

- Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó ? Ai làm những phần việc cụ thể này

- Ai kiểm tra

- Ai hỗ trợ, ai phối hợp

- Ai chịu trách nhiệm…

- Nếu là công việc cá nhân, xác định thêm có thể tìm sự hỗ trợ công việc đó từ ai?

2.6. Xác định phương pháp Làm như thế nào? (How)

• Xác định phương pháp: 1H
• How nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Cần thực hiện công việc này như thế nào ?

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn là gì? Tiêu chí đánh giá kết quả như thế nào?

- Nếu có máy móc thì cách thức sử dụng, vận hành như thế nào?

- Đối với công việc cá nhân, chẳng hạn việc học thì học như thế nào: Đọc, ghi chép, lập bảng so sánh, thực hành làm bài tập , khảo sát- thu thập dữ liệu, tóm tắt, thống kê, tính toán…

2.7. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách kiểm soát: Theo dõi thực hiện công việc hàng ngày: sổ giao nhận, sổ ghi chép, sổ nhật ký, nghe báo cáo, đọc báo cáo bằng văn bản,  sử dụng công cụ (camera); đo lường bằng máy móc …

2.8. Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước nào, công việc nào cần phải kiểm tra ? - Ai tiến hành kiểm tra? Bản thân mình tự kiểm tra thực hiện kế hoạch  như thế nào?

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên ? (KT định kỳ, KT thường xuyên, KT đột xuất, KT trước, KT quá trình thực hiện,  KT kết quả công việc).

2.9 Xác định nguồn lực (5M)

• Nguồn lực bao gồm các yếu tố: nguồn nhân lực, tiền bạc, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, máy móc/công nghệ, phương pháp làm việc.

Lưu ý: Đối với kế hoạch cá nhân:

• Nguồn nhân lực: Kiến thức, kỹ năng, năng lực của bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc là gì? Nếu cần phải bổ túc thêm KT, KN gì? bổ túc như thế nào?
• Nguồn tài lực: Kinh phí để thực hiện, hoàn thành công việc là bao nhiêu? Mua sắm tài liệu, đi lại, các chi phí khác …
• Nguyên vật liệu: tài liệu, giáo trình, SGK, dụng cụ thực hành thí nghiệm..
• Máy móc, công nghệ: cần loại nào? Phần mềm nào? Quy trình nào?
• Phương pháp làm: điều tra, khảo sát, so sánh, phân tích, tổng hợp, thực hành, thực nghiệm, nghiên cứu lý thuyết, lập sơ đồ, biểu bảng, tinh toán, sử dụng các cách học khác nhau, rèn luyện tư duy khác nhau… 

3. Thực hành lập kế hoạch công việc

3. 1) Căn cứ: Pháp lý, thực tế, nguồn lực

3. 2) Mục tiêu: phân loại mục tiêu : cá nhân, nhóm, tập thể (mục đích, yêu cầu)

Nguyên tắc xác định mục tiêu: SMART

ü                    Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

ü                    Measuable: Đo đếm được

ü                    Attaiable: Có thể đạt được bằng sức của mình

ü                    Realistic: Thực tế

ü                    Timely: Có thời gian thực hiện (có thời hạn)

3. 3) Nội dung:

Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể kèm các điều kiện: ai làm/làm ở đâu/thời gian/phương pháp/ phương tiện, điều kiện thiết bị, tài chính, công cụ, tiêu chí (yêu cầu kết quả) và cách đánh giá.

Có thể gộp một số phần, có thể tách các phần trong bản kế hoạch.  

3. 4) Tổ chức thực hiện:

Phân công cụ thể ai chịu trách nhiệm triển khai nội dung nào, chuẩn bị gì trước khi triển khai công việc, có thời gian và yêu cầu báo cáo kết quả cụ thể.

Các kiểm tra, đánh giá kết quả công việc, đính kèm các tài liệu, tiêu chí, yêu cầu san phẩm, kết quả.

KẾT LUẬN:

- “Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp cá nhân chiến thắng bệnh trì hoãn để đạt đến sự thành công. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ”

- Sử dụng công cụ: 5W1H2C5M

- “Mục tiêu 1, biện pháp 10, quyết tâm 20”.